(K)ein Abgesang auf die E-Mail

Statement of the Month, September 2011

Benno Zollner, Chief Information Officer bei Fujitsu Technology Solutions

 

Unternehmen können ohne E-Mail nicht überleben. Diesen Satz würden die meisten CIOs heute zweifelsohne unterstreichen. Doch was Prognosen wie diese angeht, hat uns die Geschichte schon mehrfach eines Besseren belehrt – und die eine oder andere anerkannte Wirtschaftsgröße lag mit ihren Aussagen ganz gehörig daneben. Erinnern wir uns an die Worte von Bill Gates aus dem Jahr 1981: „640 KBytes (Arbeitsspeicher) ist alles, was eine Applikation jemals benötigen sollte“. Oder nehmen wir Gottlieb Daimler: Seiner Einschätzung nach sollte die weltweite Nachfrage nach Autos niemals die Millionengrenze übersteigen – weil es nicht genügend Fahrer gebe.

Benno Zollner, Chief Information Officer bei Fujitsu Technology Solutions

Benno Zollner, Chief Information Officer bei Fujitsu Technology Solutions

Was lehrt uns das? Sag niemals nie. Die E-Mail ist heute das essentielle Kommunikationsmedium  im Unternehmen. Doch schon jetzt zeichnet sich ab, dass diese Position ins Wanken geraten wird. Neue Technologien sind im Kommen – wir werden künftig weitaus mehr Geräte und Protokolle zur Kommunikation nutzen als nur E-Mail: Die Kommunikation über die sozialen Netzwerke nimmt zu. Anwender verwenden heute zwischen 3,8 und 14 Prozent ihrer Zeit im Internet in sozialen Netzen.  Sprach- und Datenfunktionen in Geräten wie Smartphones werden verschmelzen. Wir werden einfach in unser Headset sprechen, während eine intelligente Software die Worte in fertige Texte umwandelt. Es werden neue innovative Mobile Services entstehen. Für den zeitnahen Austausch von Dokumenten und Informationen nutzen wir Collaboration Tools. Die Vorteile dieser Entwicklung sind nicht von der Hand zu weisen: Wir erhalten umgehend Antworten auf unsere Fragen,  wir können an Diskussionen teilnehmen, ohne dass sich ein Berg an E-Mail-Nachrichten in unserer Mailbox auftürmt.

Und schließlich werden wir in einigen Bereichen überhaupt nicht mehr selbst kommunizieren: Die Technologie tut das für uns – wie etwa in modernen IT-basierten Gesundheitssystemen, bei denen Patienten automatisch an zentrale Dienste angebunden sind, die im Notfall den Arzt alarmieren. Sie halten das für zu weit hergeholt? Nun, unsere eigenen Rechenzentren – und unsere Autos – nutzen diese Art von Technologien bereits.

Wir werden also immer weniger abhängig vom klassischen E-Mail-System sein. In der Zukunft. Doch noch ist die E-Mail das wichtigste Geschäftstool für den Austausch mit Kunden, Kollegen und Geschäftspartnern. Das gilt für jeden Konzern, den ich kenne – einschließlich unseres eigenen: Über 400.000 Nachrichten senden und empfangen Fujitsu-Mitarbeiter jeden einzelnen Tag in Summe.

Gleichzeitig aber wird die E-Mail immer mehr zum Stressfaktor und Zeitkiller. Für viele Mitarbeiter löst schon der morgendliche Blick ins Postfach beinahe einen geistigen Kollaps aus; Beschäftigte verschwenden ein Zehntel der Arbeitszeit mit unnützen Mails. Und allein die Bearbeitung von E-Mails  macht laut TNS Emnid bis zu 50 Prozent der Arbeitszeit aus. Elektronische Post wird für Unternehmen damit immer mehr zum Bremsklotz.

Das Problem ist bekannt und ich habe an dieser Stelle keine Patentrezepte für eine Lösung – doch wir müssen schleunigst umdenken, wollen wir uns nicht zum Sklaven unserer Mails machen. Und wie es der eigentliche Wortsinn schon nahelegt – Umdenken findet im Kopf statt. Technologien können uns diese Verantwortung nicht abnehmen. Letztlich ist der sinnvolle Umgang mit E-Mail eine Frage der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Entscheidungen zu treffen.

So haben wir bei Fujitsu zehn goldene Regeln für Mitarbeiter etabliert, die ihnen helfen sollen, auf rein organisatorischer Basis der Nachrichtenflut Herr zu werden. Darunter sind so simple Dinge wie die Empfehlung, einfach einmal jeden Namen aus dem CC-Feld zu löschen – oder keine Scheu zu haben, den Abwesenheitsassistenten einzuschalten, wenn wichtige Aufgaben anstehen, für die absolute Konzentration nötig ist. Die Nutzung von Instant Messaging Programmen an Stelle von E-Mail kann ebenfalls hilfreich sein – vor allem dann, wenn nur ein einfaches „Ja“ oder „Nein“ als Antwort benötigt wird.

Mein ganz persönlicher Rat aber hat beinahe schon etwas Anachronistisches – dennoch möchte ich ihn an all jene weitergeben, die das Gefühl haben, Mailbox und Synapsen seien gleichermaßen überlastet: Wenn Sie etwas Komplexes zu kommunizieren haben oder auch einfach nur mal kurz etwas klären wollen – greifen Sie zum Telefonhörer. Ich kann Ihnen versichern: Es funktioniert.

Kategorien: 2011_09_September - Benno Zollner, Statements of the Month

Veröffentlicht von Fujitsu-PR am 13. September 2011 um 15:28 Uhr

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